De onboarding van Exact Software
UP learning is een online dienstverlener gefocust op e-Learning & Learning management. Vanuit hun hoofdkantoor in Ede bedienen zij grote klanten om talenten op te leiden met processen als onboarding, talent management, ontwikkeling of het behalen van certificeringen. Anita Jochems en Martin van den Broek vertellen ons hoe zij de nieuwe start hebben gemaakt met Exact Software voor Financieel, CRM, HRM en PSA, plus de add-ons voor facturatie, inkomende facturen, contractmanagement, Spotler e-mail marketing en Sumatra Software via Advisie automatiseren.
In 2015 is UP learning eigenlijk een ander bedrijf geworden, doordat een deel van de organisatie verkocht was. Sinds die tijd is UP learning een omslag aan het maken om zich volledig te focussen op diensten rondom e-Learning en Learning management. Deze omslag was het startsein voor de overstap naar een nieuw financieel en project gestuurd softwarepakket. Martin van den Broek licht toe: “In de oude constellatie werkten we met een voor ons te beperkt pakket. We waren op zoek naar een pakket om de financiële administratie te integreren met de projectadministratie, CRM en HRM. Na een korte markt scan kwamen we eigenlijk al snel op Exact Software uit. Vervolgens zijn we vrij snel met Advisie in zee gegaan om het project te realiseren.”
Snel UP-and-running
Achter de samenwerking tussen UP learning en Advisie zat tijdsdruk, want het liefst wilde UP learning live zijn bij de start van de ‘nieuwe‘ organisatie. Van den Broek vertelt: “Vanaf het eerste contact is het balletje snel gaan rollen, volgens mij zijn we binnen drie maanden live gegaan met een totaal nieuwe omgeving bestaande uit Financieel, CRM, HRM, Contract- en projectmanagement inclusief urenverantwoording (PSA). Dit hebben we door de goede samenwerking tussen aan de ene kant Anita en de andere kant de consultants van Advisie snel kunnen realiseren. Daar waren wij heel blij mee, want wij hadden het software geraamte staan om onze financiële- en projectmatige processen in uit te kunnen voeren binnen één geïntegreerde omgeving.“ Anita Jochems vult aan: “Vooral de flexibiliteit en betrokkenheid van Advisie was voor ons perfect en ook nodig om het project haalbaar te houden. De support heeft onze verwachtingen overtroffen, we worden altijd binnen redelijke tijd geholpen en we spreken altijd de medewerker met de expertise die we op dat moment nodig hebben.”
“Vooral de flexibiliteit en betrokkenheid was voor ons perfect en ook nodig om het project haalbaar te houden."
Inzicht door realtime rapportage
Al vrij snel heeft UP learning de software uitgebreid met Sumatra software om realtime informatie uit Exact te halen. Anita Jochems legt uit: “We waren in de vorige situatie elke maand gewoon te lang bezig om de informatie uit alle systemen te halen en aan elkaar te knopen. In de huidige situatie zijn Exact Synergy en Exact Globe geïntegreerd, dit betekent dat al onze informatie zich nu in één systeem bevindt. Daarbovenop hebben we nu Sumatra rapportage software draaien om de informatie uit Exact te halen en in onze eigen rapportages te tonen. Martin en ik zitten elke dag in Sumatra, want daar zien we de rapportages die op maat voor ons zijn gemaakt. Het kost mij nu slechts anderhalf uur om de rapportages op te leveren voor het einde van de maand.” Van den Broek vult aan: “Sumatra is eigenlijk het enige wat ik zie van Exact Synergy en Exact Globe. We blijven de rapportages tweaken om perfect op onze situatie aan te sluiten en precies te weten wat er binnen de organisatie speelt. Ik kan elke dag precies de stuurinformatie zien die ik nodig heb om beslissingen te nemen, dat is echt waanzinnig.”
Relatiebeheer op niveau
Naast de financiële en projectadministratie ondersteunt Exact het complete verkoopproces. Leads, verkoopkansen, offertes en de orderportefeuille, het staat allemaal in Exact Synergy CRM. “Doordat we in Exact Synergy alle bedrijfsprocessen vanaf het eerste klantcontact tot en met de vastlegging van contracten en facturering ondersteunen, is de tijdwinst enorm. Het voorkomt misverstanden en we reduceren hierdoor drastisch onze foutmarge. Exact Synergy is de rode draad in de onderlinge communicatie.”
“Doordat we in Exact Synergy alle bedrijfsprocessen vanaf het eerste klantcontact tot en met de vastlegging van contracten en facturering ondersteunen, is de tijdwinst enorm."
Communicatie met klanten
Voor haar online communicatie met klanten maakt UP learning gebruik van de e-mail marketing automation software van Spotler. De integratie met Exact Synergy brengt de administratieve last omlaag en zorgt dat communicatieprocessen sneller verlopen. Voor de marketing van UP learning is het belangrijk klanten en prospects op het juiste moment van de specifiek gewenste informatie te voorzien. “De software moet ons helpen makkelijk en snel campagnes op te zetten om het klantcontact zo persoonlijk te maken. Dan is een vlekkeloze integratie van je back- en frontoffice een must.”
Heeft het verhaal van UP Learning je geïnspireerd ?
En wil je met Arie van Leeuwe, account verantwoordelijk voor UP Learning, sparren over innovaties voor jouw organisatie? Arie kijkt graag samen met jou en je collega's wat mogelijk is.
